Recrutement de conformité à la réglementation RGPD
Dans le cadre de tout processus de recrutement, Synermesh S.A. (« Synermesh ») collecte et traite les données personnelles relatives aux candidats et aux individus au sein des organisations faisant appel à ses services. L’entreprise s’engage à faire preuve de transparence quant à la manière dont elle collecte et utilise ces données et à respecter ses obligations en matière de protection des données.
Quelles informations recueillons-nous?
Synermesh recueille toute une série d’informations vous concernant. Il peut s’agir notamment de:
- votre nom, adresse et coordonnées, y compris votre adresse email et votre numéro de téléphone;
des détails sur vos qualifications, vos compétences, votre expérience et - vos antécédents professionnels;
des renseignements sur votre niveau actuel de rémunération, y compris les avantages sociaux auxquels vous avez droit; - si vous avez ou non un handicap pour lequel l’entreprise doit faire des ajustements raisonnables au cours du processus de recrutement; et
des renseignements sur votre droit de travailler à divers endroits.
Synermesh peut recueillir ces renseignements de diverses façons. Par exemple, les données peuvent être contenues dans des emails, des formulaires de candidature, des cartes d’affaires ou des curriculum vitae, obtenus à partir de votre passeport ou d’autres documents d’identité, ou recueillis lors d’entrevues ou d’autres formes d’évaluation.
Nous pouvons également recueillir des données personnelles vous concernant auprès de tiers, tels que des références fournies par d’anciens employeurs ou collègues.
Les données seront stockées à différents endroits, notamment dans votre dossier de candidature, dans les systèmes CRM/ATS et dans d’autres systèmes informatiques (y compris le courrier électronique).
Pourquoi Synermesh traite-t-il des données personnelles?
Nous devons traiter les données pour prendre des mesures concernant demande avant de conclure un contrat avec vous. Nous pouvons également être amenés à traiter vos données pour conclure un contrat avec vous.
Dans certains cas, nous devons traiter les données pour nous assurer que nous nous conformons aux obligations légales. Par exemple, il est obligatoire de vérifier l’admissibilité d’un candidat retenu à travailler dans le lieu pertinent ou l’admissibilité à des habilitations de sécurité éventuelles avant le début de son emploi.
Synermesh a un intérêt légitime à traiter les données à caractère personnel pendant le processus de recrutement et à en conserver la trace. Le traitement des données des candidats nous permet de gérer le processus de recrutement, d’évaluer et de confirmer l’aptitude d’un candidat à un emploi et de décider à qui proposer un emploi. Nous pouvons également être amenés à traiter les données des candidats à un emploi afin de répondre et de nous défendre contre des actions en justice.
Synermesh peut traiter des catégories particulières de données pour suivre les statistiques de recrutement. Nous pouvons également recueillir des renseignements sur l’invalidité ou non des candidats afin de faire des ajustements raisonnables pour les candidats qui ont un handicap. Nous traitons ces informations pour nous acquitter de ses obligations et exercer des droits spécifiques en matière d’emploi.
Si votre candidature n’est pas retenue, Synermesh peut conserver vos données personnelles dans ses dossiers au cas où il y aurait d’autres opportunités d’emploi ou d’affaires pour lesquelles vous seriez qualifié.
Qui a accès aux données?
Vos renseignements peuvent être partagés en interne aux fins de l’exercice de recrutement ou de vente. Il s’agit des membres de l’équipe RH et recrutement, des collaborateurs impliqués dans le processus de recrutement, des responsables du secteur d’activité ayant un poste vacant et du personnel informatique si l’accès aux données est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.
Partage avec des tiers
Afin de faciliter l’utilisation efficace de vos informations et de vous fournir du contenu et/ou des ressources, ou pour répondre à une demande que vous nous adressez, nous divulguons vos informations à des tiers. Toutefois, cette divulgation n’aura lieu que dans les circonstances suivantes :
Aux fournisseurs, entrepreneurs et agents : de temps à autre, nous pouvons engager ou employer d’autres sociétés et personnes pour remplir des fonctions en notre nom. Ces destinataires n’auront accès à vos renseignements personnels que dans la mesure où ils en ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions et ne sont pas autorisés à utiliser ces renseignements personnels à d’autres fins. Ces destinataires seront soumis à des obligations contractuelles de confidentialité.
Au gouvernement ou aux autorités chargées de l’application de la loi si nous déterminons, à notre seule discrétion, que nous sommes légalement tenus de le faire.
Comment Synermesh protège-t-il les données?
Nous prenons la sécurité de vos données au sérieux. Nous avons mis en place des politiques et des contrôles internes pour nous assurer que vos données ne sont pas perdues, détruites accidentellement, mal utilisées ou divulguées, et que nos employés n’y ont pas accès, sauf dans l’exercice approprié de leurs fonctions.
Pendant combien de temps Synermesh conserve-t-il les données?
Si votre candidature n’est pas retenue, l’organisation conservera vos données dans ses dossiers en vue d’examiner les possibilités d’emploi futures. Une fois votre consentement retiré, vos données sont supprimées ou détruites.
Si votre candidature est retenue, les données personnelles recueillies au cours du processus de recrutement seront transférées à votre dossier de Ressources Humaines (électronique et papier) et conservées pendant votre emploi.
Que faire si vous ne fournissez pas de données personnelles?
Vous n’avez aucune obligation légale ou contractuelle de fournir des données à Synermesh. Toutefois, si vous ne fournissez pas les renseignements demandés, nous pourrions ne pas être en mesure de traiter votre candidature ou votre application commerciale correctement ou pas du tout.
Sécurité des données
Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos renseignements personnels, vous devez savoir que la transmission de renseignements par Internet n’est pas entièrement sécuritaire et que nous ne pouvons garantir la sécurité de vos renseignements personnels transmis au site Web ou à un tiers ; pour cette raison, toute transmission est à vos propres risques. Nous utiliserons des procédures opérationnelles strictes et des mesures de sécurité adéquates, techniques et organisationnelles pour empêcher tout accès, modification, suppression ou transmission non autorisé de ces informations personnelles.
Transfert de données
Vos informations personnelles peuvent être transférées et traitées dans un ou plusieurs autres pays, à l’intérieur ou à l’extérieur de l’Union européenne. Nous ne transférerons vos données en dehors de l’UE que vers des pays qui, de l’avis de la Commission européenne, vous offrent un niveau de protection adéquat ou dans lesquels Synermesh a mis en place des garanties appropriées pour préserver la confidentialité de vos informations. Ces pays incluent les États-Unis.
Vos droits
En tant que personne concernée, vous disposez d’un certain nombre de droits. Vous pouvez :
- accéder à vos données et d’en obtenir une copie sur demande ;
exiger de l’organisation qu’elle modifie des données inexactes ou incomplètes; - exiger de l’organisation qu’elle supprime ou arrête le traitement de vos données, par exemple lorsque celles-ci ne sont plus nécessaires aux fins du traitement; et
- vous opposer au traitement de vos données lorsque Synermesh s’appuie sur ses intérêts légitimes comme base légale du traitement
Si vous souhaitez exercer l’un de ces droits, veuillez contacter le responsable du traitement des données de Synermesh à dpo@staging-synermesho.kinsta.cloud.
Si vous estimez que l’organisation n’a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information.
Diversité, inclusion et égalité des chances à l'emploi
Afin de faciliter l’utilisation efficace de vos informations et de vous fournir du contenu et/ou des ressources, ou pour répondre à une demande que vous nous adressez, nous divulguons vos informations à des tiers. Toutefois, cette divulgation n’aura lieu que dans les circonstances suivantes :
Aux fournisseurs, entrepreneurs et agents : de temps à autre, nous pouvons engager ou employer d’autres sociétés et personnes pour remplir des fonctions en notre nom. Ces destinataires n’auront accès à vos renseignements personnels que dans la mesure où ils en ont besoin pour s’acquitter de leurs fonctions et ne sont pas autorisés à utiliser ces renseignements personnels à d’autres fins. Ces destinataires seront soumis à des obligations contractuelles de confidentialité.
Au gouvernement ou aux autorités chargées de l’application de la loi si nous déterminons, à notre seule discrétion, que nous sommes légalement tenus de le faire.
